Seria: CyberPiętro Wyżej

W wielu zespołach istnieją osoby, które w ciszy kompensują słabości systemu. Zawsze wiedzą, odbierają telefon po godzinach, ratują sytuację, zanim stanie się problemem.

Nie eskalują problemów. Nie czekają na decyzję. Po prostu działają.

Co się dzieje z systemem, gdy jego największą siłą są jednostki?

Cisza w organizacji nie zawsze oznacza spokój. W wielu organizacjach cisza bywa interpretowana jako oznaka stabilności. Jeśli nie ma eskalacji, konfliktów ani nagłych kryzysów, można uznać, że system działa poprawnie. Dane w raportach się zgadzają. Procesy toczą się zgodnie z harmonogramem. Z zewnątrz wygląda to jak sprawnie działająca organizacja. Jednak z perspektywy odporności organizacyjnej cisza może mieć zupełnie inne znaczenie. Czasem nie jest ona efektem stabilności, lecz czyjejś niewidocznej pracy.

Kim są „cisi bohaterowie”

Rzadko pojawiają się w raportach. Ich działania nie są spektakularne i często nie są formalnie przypisane do ich roli. To osoby, które:

► dostrzegają ryzyko zanim stanie się incydentem,
► podejmują decyzję zanim sprawa trafi do kolejnego poziomu uzgodnień,
► rozwiązują problem zanim stanie się tematem spotkania.

Ich motywacją nie jest ambicja ani potrzeba wpływu. Działają dlatego, że widzą konsekwencje bezczynności. W systemach technicznych takie zachowanie nazwalibyśmy mechanizmem kompensacji. System ma lukę, więc ktoś ją wypełnia.

Dlaczego organizacje zaczynają na nich polegać?

Jeżeli w zespole zawsze znajdzie się ktoś, kto dopilnuje sprawy, podejmie decyzję i rozwiąże problem, to system nie odczuwa presji, aby się zmienić. Formalna struktura może pozostać nieefektywna, bo w praktyce działa nieformalny system stabilizacji. Z czasem powstaje paradoks: organizacja funkcjonuje poza formalną architekturą decyzji.

Na pierwszy rzut oka nie ma w tym nic złego, bo decyzje zapadają szybciej niż formalne struktury a ich jakość jest wysoka. Ale decyzje nie zapadają nie tam, gdzie jest przypisana odpowiedzialność za ich skutki.

To zjawisko można nazwać outsourcingiem przywództwa. Formalni menedżerowie pozostają w procedurach, analizach i uzgodnieniach a nieformalni Liderzy działają. System funkcjonuje nadal, ale jego architektura staje się niespójna: odpowiedzialność i decyzyjność przestają iść w parze.

Ciche ryzyka dla odporności organizacji

To zjawisko generuje subtelne, ale poważne ryzyka:

► niewidocznych zależności - organizacja zaczyna polegać na konkretnych osobach, nie zdając sobie z tego sprawy. Ich odejście może nagle odsłonić luki, które wcześniej były kompensowane.
► rozmycia odpowiedzialności - jeżeli decyzje zapadają poza formalną strukturą, trudno jednoznacznie określić, kto odpowiada za ich skutki.
► iluzji stabilności - system wydaje się stabilny, ponieważ problemy są rozwiązywane zanim staną się widoczne. W rzeczywistości stabilność opiera się nie na architekturze systemu, lecz na odporności jednostek.

Gdy wyłączymy mechanizm kompensacji

W pewnym momencie osoby pełniące rolę cichych stabilizatorów zaczną dostrzegać koszt tej sytuacji. Przejmowanie odpowiedzialności za decyzje innych może prowadzić do przeciążenia, frustracji i stopniowego wypalenia. I czasem podejmują decyzję, którą w języku cyberbezpieczeństwa można by nazwać hardeningiem relacji zawodowych.

Polega ona na:

• ograniczeniu nieformalnego przejmowania odpowiedzialności,

• pozostawianiu decyzji tam, gdzie znajduje się formalna rola decyzyjna,

• zmniejszaniu własnej „powierzchni wpływu”.

Z perspektywy jednostki jest to sposób na odzyskanie równowagi, ale też pozwolenie, aby system sam dostrzegł swoje błędy. Z perspektywy organizacji bywa to moment, w którym po raz pierwszy ujawniają się prawdziwe słabości systemu.

Refleksja końcowa

Prawdziwa odporność organizacyjna nie polega na tym, że ktoś w ciszy kompensuje słabości systemu. Tylko na tym, aby architektura decyzji była spójna z architekturą odpowiedzialności. Jeśli decyzje zapadają w odpowiednich miejscach, system potrafi działać nawet wtedy, gdy zabraknie mu cichych stabilizatorów.

Odporność nie powstaje w ciszy, tylko w momencie, gdy organizacja ma odwagę zobaczyć, kto naprawdę utrzymuje ją w równowadze.

Architektura decyzji • 3 min czytania

Autor: Katarzyna Piasecka
CEO CyberShieldON

Twórczyni Architektury odporności organizacyjnej CyberShieldON.
Cyberbezpieczeństwo • Strategia • Przywództwo

CyberPiętro Wyżej to cykl refleksji dla liderów, którzy rozumieją, że decyzje nie powstają w próżni.To przestrzeń rozmowy o systemie, zależnościach i odpowiedzialności przywódczej.

Strategiczny rytm. Nieprzypadkowa przestrzeń. Decyzje, które zostają.

Strona www stworzona w kreatorze WebWave.